Av
Vårt företag har märkt att vi fått väsentligt mer arbete med att skriva ett anbud. Tidigare gick många kommuner ihop om sina köp i vår bransch, nu gör de köpen alltmer på egen hand vilket ökat antalet upphandlingar dramatiskt. Dessutom blir förfrågningarna alltmer detaljerade då skall-kraven ökar i antal både vad gäller kvalificeringen, kravspecen och avtalen.
Förr kunde vi skicka in en miljöcertifiering som bevis, numera måste vi beskriva i detalj vad miljöcertifieringen innehåller, hur produkterna tillverkas – och det kan gälla hundratals produkter. Vad är det då för nytta med certifieringen? Lägg därtill ett stort fokus på lägsta pris med små eller inga marginaler som följd i affären. Vi måste nu välja bort allt fler upphandlingar i synnerhet de små där kostnaden för anbudsskrivningen inte sällan överskrider värdet på affären.
Hur skall vi tackla det här problemet?
Svar:
Det är tyvärr ett växande problem i allt fler branscher. Enligt min uppfattning har det gått så långt att vissa företag redan har eller står på gränsen till att dra sig ur offentlig sektor helt.
Det vore förstås allvarligt för konkurrensen på lite längre sikt. Rent juridiskt anser jag att det närmast är principen om rimlighet/proportionalitet som bryts i de fall ni beskriver.
Vad göra? Ni måste vidta åtgärder både på kort och lång sikt.
På kort sikt ska ni, så tidigt som möjligt under pågående upphandling, ta kontakt med ansvarig person och meddela att ni inte kan lägga anbud under rådande omständigheter.
Förklara vad som är problemet och vad det får för konsekvenser för er. Bra argument kan vara att antalet upphandlingar ökat och att ni därför måste prioritera de som är mest intressanta.
Förklara också vad ni vill uppnå: är det en längre tidsfrist, borttagande av orimliga skall-krav eller annat?
Om ni har bra argument och helst ett förslag på lösning kan ni få en klok upphandlare att vidta nödvändiga åtgärder. Ju fler företag som hör av sig om problemen, desto större tyngd får varje enskilt samtal eller mejl. Det värsta som kan hända i en upphandling är ju att man inte får in några anbud alls!
På lång sikt måste ni arbeta mer proaktivt för att vända trenden. Försök att få ert branschförbund att agera i frågan eller agera på egen hand. Jag har själv arrangerat och deltagit i flera seminarier där köpar- och säljarsidan möts för att diskutera hur upphandlingen kan utvecklas i deras bransch och det har varit mycket utvecklande för alla. Det är en långsiktig process där båda parterna måste lyssna på varandra. Men kontinuerlig dialog är enda vägen för att hitta långsiktiga lösningar och gemensamma intressen. Lycka till!
Förr kunde vi skicka in en miljöcertifiering som bevis, numera måste vi beskriva i detalj vad miljöcertifieringen innehåller, hur produkterna tillverkas – och det kan gälla hundratals produkter. Vad är det då för nytta med certifieringen? Lägg därtill ett stort fokus på lägsta pris med små eller inga marginaler som följd i affären. Vi måste nu välja bort allt fler upphandlingar i synnerhet de små där kostnaden för anbudsskrivningen inte sällan överskrider värdet på affären.
Hur skall vi tackla det här problemet?
Svar:
Det är tyvärr ett växande problem i allt fler branscher. Enligt min uppfattning har det gått så långt att vissa företag redan har eller står på gränsen till att dra sig ur offentlig sektor helt.
Det vore förstås allvarligt för konkurrensen på lite längre sikt. Rent juridiskt anser jag att det närmast är principen om rimlighet/proportionalitet som bryts i de fall ni beskriver.
Vad göra? Ni måste vidta åtgärder både på kort och lång sikt.
På kort sikt ska ni, så tidigt som möjligt under pågående upphandling, ta kontakt med ansvarig person och meddela att ni inte kan lägga anbud under rådande omständigheter.
Förklara vad som är problemet och vad det får för konsekvenser för er. Bra argument kan vara att antalet upphandlingar ökat och att ni därför måste prioritera de som är mest intressanta.
Förklara också vad ni vill uppnå: är det en längre tidsfrist, borttagande av orimliga skall-krav eller annat?
Om ni har bra argument och helst ett förslag på lösning kan ni få en klok upphandlare att vidta nödvändiga åtgärder. Ju fler företag som hör av sig om problemen, desto större tyngd får varje enskilt samtal eller mejl. Det värsta som kan hända i en upphandling är ju att man inte får in några anbud alls!
På lång sikt måste ni arbeta mer proaktivt för att vända trenden. Försök att få ert branschförbund att agera i frågan eller agera på egen hand. Jag har själv arrangerat och deltagit i flera seminarier där köpar- och säljarsidan möts för att diskutera hur upphandlingen kan utvecklas i deras bransch och det har varit mycket utvecklande för alla. Det är en långsiktig process där båda parterna måste lyssna på varandra. Men kontinuerlig dialog är enda vägen för att hitta långsiktiga lösningar och gemensamma intressen. Lycka till!
